El sistema VeriFactu es una nueva medida incluida en la Ley Antifraude que afectará a todas las empresas y autónomos que emiten facturas en España. Establece que, a partir de 2026, deberán utilizar un software de facturación homologado que garantice la integridad y trazabilidad de las facturas.
Este sistema se regula a través del Real Decreto 1007/2023, publicado en el BOE el 6 de diciembre de 2023, que define cómo deben funcionar los programas informáticos utilizados para la facturación. Entre otras cosas, estos programas deben ser capaces de generar registros de facturación protegidos y estandarizados y enviar esos datos a la Agencia Tributaria (AEAT).
El objetivo de VeriFactu es claro: prevenir el fraude fiscal y asegurar que las facturas emitidas no puedan ser manipuladas ni eliminadas. Para ello, los programas de facturación deberán cumplir con requisitos técnicos muy concretos y ofrecer garantías de control y transparencia.
Además, la AEAT podrá acceder directamente a los registros del sistema para verificar que todo se está haciendo conforme a la normativa.
La idea es que mediante un software certificado, las empresas tengan la capacidad realizar las facturas verificables directamente a Hacienda, cumpliendo así con la Ley Antifraude.
Plazos clave: ¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
Los plazos han sido ajustados tras consultas públicas y presiones de asociaciones empresariales, según el Real Decreto 254/2025 (1 de abril de 2025), que modifica el RD 1007/2023:
- 29 de julio de 2025: Fecha límite para que los proveedores de software adapten sus sistemas a los requisitos técnicos de VeriFactu (9 meses tras la Orden HAC/1177/2024).
- 1 de enero de 2026: Entrada en vigor para personas jurídicas (empresas).
- 1 de julio de 2026: Obligatoriedad para personas físicas (autónomos) y comunidades de bienes.
Nota: La AEAT ofrece un margen de transición para facilitar la adaptación, y el Kit Digital puede financiar estas actualizaciones para pymes y autónomos.
A continuación, te explicamos de forma simplificada cómo es el proceso:
- Generación del archivo XML VeriFactu
El software crea un archivo estructurado en formato XML con los datos de la factura según el formato técnico establecido por la AEAT. - Firma y envío del archivo
El archivo se firma electrónicamente y puede enviarse a la AEAT en el momento de emitir la factura. - Encadenamiento y generación del QR
Cada factura se enlaza con la anterior (encadenamiento) para garantizar su integridad. Se genera un código QR con los datos clave del registro. - Incrustación del QR en la factura
El código QR debe incluirse en la representación visual de la factura (por ejemplo, en el PDF que se entrega al cliente).
Una vez enviado el archivo, la AEAT puede aceptar o rechazar el registro, y el sistema notifica el resultado al emisor mediante un cambio de estado.
Tanto empresas como desarrolladores de software que generan facturas, deben tener claros estos requisitos para asegurarse que los cumplen todos. Estos son algunos de los puntos más importantes:
Formato y Protocolo de Comunicación:
Los mensajes intercambiados entre los sistemas de facturación y VeriFactu deben estar en formato XML (Extensible Markup Language), y se validan a través de esquemas XSD (XML Schema Definition), lo que garantiza que los mensajes tengan la estructura correcta.
Para la transmisión, se utiliza el protocolo SOAP 1.1 en modo «document» sin codificación, lo que simplifica el procesamiento de los mensajes entre los sistemas.
Seguridad:
La información transmitida debe hacerse mediante HTTPS (protocolo de transferencia de hipertexto seguro), garantizando la integridad y confidencialidad de los datos.
Las aplicaciones o software que envían los registros deben autenticarse mediante un certificado electrónico cualificado, lo que asegura la identidad del emisor.
Codificación y Validación:
Los archivos XML utilizan la codificación UTF-8, lo que permite representar caracteres de diferentes idiomas.
El sistema VeriFactu valida tanto la sintaxis de los mensajes XML como el cumplimiento de las reglas de negocio antes de aceptar los registros.
Te proporcionamos un ejemplo XML verifactu de una factura:
Tratamiento de Errores:
Existen códigos de error específicos que ayudan a identificar y corregir problemas en los registros de facturación enviados a la AEAT.
Los errores se clasifican así:
- No admisibles: Impiden el registro de la información de la factura a la AEAT.
- Admisibles: Permiten el registro de la información de la factura en la AEAT, pero generan advertencias para el emisor.
Control de Flujo:
Se implementa un control de flujo que regula la frecuencia de envío, estableciendo un tiempo de espera entre los envíos y limitando el número máximo de registros por remisión.
Estructura del Mensaje de Remisión:
Los mensajes contienen una cabecera con la información del obligado tributario y, opcionalmente, del representante.
Se incluye una lista de registros de facturación que detalla cada factura. Estos registros pueden ser para nuevas facturas o para anular facturas ya emitidas.
Información en los Registros de Facturación:
Cada factura tiene un identificador único (IDFactura), acompañado de los datos del emisor y del destinatario, y una breve descripción de la operación.
El registro también debe incluir un desglose detallado de la factura, con información sobre la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
Para asegurar la trazabilidad, cada registro incluye una huella digital que conecta con el registro anterior.
Tipos de Operaciones:
El sistema permite varios tipos de operaciones:
- Alta inicial: Registro de una nueva factura.
- Subsanación: Para corregir errores de facturas presentadas.
- Anulación: Para revertir registros de facturas.
¿Cómo implementar los requisitos definidos por la AEAT sobre VeriFactu?
El éxito en la implementación de VeriFactu depende en gran medida de la correcta integración de estos aspectos técnicos en los sistemas informáticos de facturación. Los proveedores de software están trabajando intensamente para asegurarse de que sus productos sean compatibles con los requisitos de la AEAT, pero las empresas también deben estar preparadas para gestionar este cambio.
No se trata solo de un proceso técnico, sino de una adaptación integral que puede ser complicado. Es importante que las empresas que comiencen a integrar estos sistemas antes de que la ley sea obligatoria. Esto permite tener más tiempo para resolver problemas y aseguran una transición menos crítica. Además, al implementar VeriFactu, las empresas se benefician de una mayor seguridad en la emisión de facturas y una reducción significativa del fraude fiscal.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu (FAQ)
¿Qué es VeriFactu exactamente?
Un sistema de la AEAT para verificar facturas electrónicas en tiempo real, regulado por el RD 1007/2023, combatiendo el fraude fiscal.
¿Quién está obligado a usarlo?
Empresas y autónomos con software de facturación, salvo excepciones como SII o facturación manual.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
29/07/2025 (proveedores de software), 01/01/2026 (empresas), 01/07/2026 (autónomos).
¿Qué pasa si no lo cumplo?
Multas de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal por usar software no homologado, según el artículo 201 bis de la Ley 58/2003.
¿Es obligatorio enviar facturas a Hacienda?
No, la modalidad VeriFactu es opcional; el requisito es usar software adaptado.
¿Y si mi gestoría emite mis facturas?
La gestoría debe cumplir con VeriFactu por ti.
